Zgłoszenia wewnętrzne

Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych regulująca przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych w Zakładzie Odmetanowania Kopalń „ZOK II” Sp. z o.o. z siedzibą w Rybniku

§ 1 Cele Procedury

1. Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych (dalej: Procedura) określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów naruszeń prawa dotyczących Zakładu Odmetanowania Kopalń „ZOK II” Sp. z o.o. (dalej: Pracodawca).
2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania Zakładem Odmetanowania Kopalń „ZOK II” Sp. z o.o. z siedzibą w Rybniku (dalej: ZOK II, Pracodawca) i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości oraz podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych występujących u Pracodawcy.
3. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia Sygnalistom zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie Zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym związanymi z dokonanym zgłoszeniem.
4. Sygnalista, który miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi ona informację o naruszeniu prawa podlega ochronie prawnej od chwili dokonania zgłoszenia, co oznacza, że wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
5. Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ww. ustawą. Sygnalista dokonujący Zgłoszenia w braku uzasadnionych podstaw, o których mowa powyżej, a także Sygnalista świadomie zgłaszający nieprawdziwą informację nie podlegają ochronie, a mogą ponosić za takie działanie odpowiedzialność.
6. Każdy z Pracowników zobowiązany jest do zapoznania się z treścią niniejszej Procedury. W przypadku zatrudnienia nowego pracownika, Pracodawca przekazuje mu informację o niniejszej Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Procedurą stanowi Załącznik nr 1A do niniejszej Procedury.

§ 2 Definicje

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Pracodawcy – rozumie się przez to Zakład Odmetanowania Kopalń „ZOK II” Sp. z o.o. z siedzibą w Rybniku wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000089014, REGON: 27225626600000, NIP: 6421003909;
2. Podmiocie Upoważnionym – rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Pracodawcę do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; Pracodawca zapewnia bezstronność Podmiotu Upoważnionego;
3. Procedurze – rozumie się przez to niniejszą procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;
4. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, w tym w szczególności: pracownika, pracownika tymczasowego, osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażystę, wolontariusza, praktykanta;
5. Naruszeniu prawa – rozumie się przez to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące: korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, a także konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela;
6. Zgłoszeniu – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów rozumie się przez to ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;
7. Zgłoszeniu wewnętrznym (dalej: Zgłoszenie) – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa; niniejsza procedura dotyczy dokonywania zgłoszeń wewnętrznych poprzez przekazanie zidentyfikowanej przez Sygnalistę informacji o naruszeniu prawa dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji;
8. Zgłoszeniu zewnętrznym – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;
9. Osobie, której dotyczy Zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
10. Postępowaniu Wyjaśniającym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym Zgłoszeniem;
11. Kanale Zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie Zgłoszenia;
12. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.

§ 3 Dokonywanie Zgłoszeń

1. Jednostką odpowiedzialną za przyjmowanie Zgłoszeń jest wyznaczona i upoważniona przez Pracodawcę osoba (pisemne upoważnienie stanowi Załącznik nr 1B do niniejszej Procedury). Podejmuje ona także wszelkie działania następcze zgodnie z Procedurą, w tym rozpoznaje Zgłoszenia.
2. Za całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpoznawaniem Zgłoszeń odpowiada Pracodawca.
3. Podmiot Upoważniony, co do którego z treści Zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób związany z działaniem lub zaniechaniem stanowiącym przedmiot Zgłoszenia, a w szczególności jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że jest osobą, której dotyczy zgłoszenie w rozumieniu § 2 pkt 9, nie może analizować takiego Zgłoszenia. W sytuacji opisanej powyżej Podmiot Upoważniony do rozpatrywania Zgłoszenia podlega natychmiastowemu wyłączeniu z rozpoznania Zgłoszenia. Pracodawca, realizując ciążący na nim obowiązek zapewnienia bezstronności weryfikacji Zgłoszeń, dokonuje w drodze upoważnienia wyboru innego Podmiotu Upoważnionego, co do którego nie zachodzą przesłanki wyłączenia, któremu powierza rozpatrzenie przedmiotowego Zgłoszenia (podmiot upoważniony ad hoc). Upoważnienie podmiotu upoważnionego ad hoc wygasa z chwilą zakończenia procedowania przedmiotowego Zgłoszenia.
4. Sygnalista może dokonywać Zgłoszeń za pośrednictwem następujących kanałów:
   1. drogą elektroniczną za pośrednictwem specjalnego adresu e-mail: sygnalista@zok2.pl
   Zgłoszenia dokonywane poza przewidzianymi kanałami będą pozostawione bez rozpoznania.
5. W celu sprawnego rozpatrzenia Zgłoszenia i skutecznego podjęcia działań następczych zaleca się, aby składane Zgłoszenie zawierało przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje: datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy Zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów, dokumentów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, a które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania Zgłoszenia, wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, dane Sygnalisty oraz innych osób, które mogą mieć lub mają z nim związek. Wzór Zgłoszenia nieprawidłowości stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.
6. Pracodawca nie przyjmuje Zgłoszeń anonimowych. Złożone anonimowo Zgłoszenia będą pozostawione bez rozpoznania.
7. Pracodawca podejmuje wszelkie dopuszczone prawem czynności celem pozyskania informacji i dokumentów niezbędnych do skutecznego rozpoznania Zgłoszenia.
8. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie, gdy Sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi ona informację o naruszeniu prawa. Świadome Zgłoszenie naruszenia, które nie miało miejsca rodzi odpowiedzialność karną zgodnie z art. 57 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
9. Niezależnie od skutków prawnokarnych opisanych w ust. 8 powyżej, Sygnalista świadomie dokonujący Zgłoszenia naruszenia, które nie miało miejsca, może podlegać odpowiedzialności odszkodowawczej lub dyscyplinarnej w związku z fałszywym Zgłoszeniem.

§ 4 Analiza Zgłoszenia. Postępowanie Wyjaśniające

1. Dostęp do kanałów Zgłaszania posiadają jedynie Podmioty Upoważnione do przyjmowania i rozpatrywania Zgłoszeń.
2. Po otrzymaniu Zgłoszenia, Podmiot Upoważniony dokonuje weryfikacji Zgłoszenia i podejmuje dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występuje o dodatkowe informacje dot. Zgłoszenia i przekazuje informację zwrotną dot. Zgłoszenia.
3. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia, chyba że nie wskazał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie. Wzór potwierdzenia Zgłoszenia stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej Procedury.
4. Po otrzymaniu Zgłoszenia Podmiot Upoważniony dokonuje działań następczych – to jest dokonuje wstępnej analizy Zgłoszenia pod kątem tego, czy informacje w nim zawarte umożliwiają rozpatrzenie zasadności Zgłoszenia, a gdy zajdzie taka potrzeba, kontaktuje się z Sygnalistą, o ile jest to możliwe.
5. Jeżeli Zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie Postępowania Wyjaśniającego, następuje jego niezwłoczne wszczęcie.
6. Jeżeli Podmiot Upoważniony do podejmowania działań następczych uzna to za zasadne może zaangażować przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Pracodawcy lub niezależnych konsultantów do udziału w Postępowaniu Wyjaśniającym. Podmioty te otrzymają stosowne upoważnienia i będą zobowiązane do zachowania w poufności danych chronionych na gruncie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
7. Podmiot Upoważniony rozpoznaje Zgłoszenie i podejmuje działania następcze oraz przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia z uwagi na brak wskazania przez Sygnalistę adresu, na który należy przekazać potwierdzenie, nie później niż w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia. Jeżeli Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną, można odstąpić od jej przekazywania.
8. Podmiot Upoważniony dokonuje weryfikacji zasadności zgłoszenia w postępowaniu wyjaśniającym w oparciu o obowiązujące u Pracodawcy regulacje wewnętrzne oraz informacje uzyskane od komórek organizacyjnych Pracodawcy z uwzględnieniem rodzaju i charakteru zgłoszenia oraz z zastrzeżeniem zachowania zasad poufności. Postępowanie wyjaśniające jest prowadzone w sposób uczciwy i bezstronny.
9. W przypadku, gdy zajdzie taka konieczność, Podmiot Upoważniony może wezwać Sygnalistę, a także pracowników lub współpracowników, którzy mogą mieć związek lub jakąkolwiek wiedzę w zakresie Zgłoszenia – w celu złożenia wyjaśnień. Na wniosek Podmiotu Upoważnionego wszyscy pracownicy mają obowiązek stawiennictwa oraz udostępnienia dokumentów i udzielenia niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności koniecznych dla oceny zasadności zgłoszenia. Składane wyjaśnienia utrwalane są w formie protokołu, z pozostałych czynności sporządza się notatkę służbową.
10. Po przeprowadzeniu Postępowania Wyjaśniającego i ustaleniu całokształtu stanu faktycznego Podmiot Upoważniony podejmuje decyzję co do zasadności Zgłoszenia. W przypadku Zgłoszenia zasadnego, Podmiot upoważniony przedkłada Pracodawcy propozycję rozwiązania zgłoszonego problemu.
11. W przypadku negatywnej weryfikacji Zgłoszenia Podmiot Upoważniony przekazuje niezwłocznie Sygnaliście informacje o przeprowadzonej weryfikacji Zgłoszenia.

§ 5 Zakaz działań odwetowych

1. Podejmowanie wobec Sygnalisty, który dokonał Zgłoszenia (zarówno wewnętrznego jak i zewnętrznego) lub ujawnienia publicznego, działań odwetowych, a także próba lub groźba ich zastosowania są bezwzględnie niedopuszczalne. Dotyczy to także sytuacji, gdy przeprowadzone Postępowanie Wyjaśniające wykazało, iż zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca, ale Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Podejmowanie działań odwetowych będzie traktowane jako naruszenie niniejszej procedury i może skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy pomiędzy osobą dokonującą działań odwetowych a ZOK II, a także odpowiedzialnością odszkodowawczą.
3. Działanie podjęte pod wpływem obiektywnych przesłanek nie jest działaniem odwetowym.

§ 6 Dane osobowe

1. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych. Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Podmiot Upoważniony, który podejmuje stosowne działania celem ochrony Sygnalisty i wyjaśnienia ujawnienia danych.
2. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację nie będą ujawniane podmiotom, których dotyczy Zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań. Tożsamość podmiotów, których dotyczy Zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie co tożsamość Sygnalisty.
3. Przetwarzanie danych osobowych Sygnalisty odbywa się na podstawie przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Wzór klauzuli informacyjnej stanowi Załącznik nr 4 do niniejszej Procedury.

§ 7 Rejestr Zgłoszeń

1. Każde Zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń, niezależnie od dalszego przebiegu Postępowania Wyjaśniającego. Wzór Rejestru Zgłoszeń stanowi Załącznik nr 5 do niniejszej Procedury.
2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Podmiot Upoważniony.
3. Rejestr Zgłoszeń obejmuje: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.
4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 8 Zgłoszenia zewnętrzne.

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do organu publicznego z pominięciem reguł przewidzianych w niniejszej Procedurze, a zastosowaniem regulacji szczególnych.
2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich albo do organu publicznego z pominięciem Zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
3. Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
4. Organ publiczny przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach – w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od tego dnia po uprzednim poinformowaniu Sygnalisty o wydłużeniu terminu z 3 miesięcy do 6 miesięcy dokonanym przed upływem terminu krótszego.
5. Zgłoszenia zewnętrzne mogą mieć charakter anonimowy albo umożliwiający identyfikację zgłaszającego. Administratorem danych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym jest Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny przyjmujący zgłoszenie zewnętrzne. Zgłoszeń można dokonywać ustnie lub pisemnie; szczegółowe informacje dotyczące dokonywania zgłoszeń zewnętrznych dostępne są stronach internetowych organów centralnych oraz organów publicznych. Organy przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne mają obowiązek zapewnić poufność i integralność danych.

§ 9 Postanowienia końcowe

1. Za adekwatność i skuteczność realizowania postanowień Procedury odpowiada Pracodawca.
2. Pracodawca odpowiedzialny jest za zapoznanie wszystkich podległych sobie pracowników z postanowieniami Procedury.
3. Procedura wchodzi w życie z dniem 24.09.2024r.